Ohjelma on tehty yhdistyksen jäsentietojen tallentamista varten, mutta soveltuu hyvin myös muihin henkilörekistereihin.
Ohjelmaan sisältyvään kilpailuihin ilmoittautumisten käsittelyyn kuuluvat:
Kirjanpito on perustaltaan kaksinkertainen kirjanpito ja riittävä sellaisille seuroille, jotka eivät harrasta varsinaista liiketoimintaa
Ohjelman käyttö tietojen syöttöön ja tarkasteluun sekä ennalta määriteltyjen luetteloiden, osoitetarrojen ja muiden raporttien tulostukseen on hyvin helppoa eikä edellytä sanottavaa atk-kokemusta. Vaikka ohjelma onkin DOS-ohjelma, se on kuitenkin täysin valikko-ohjattu. Vuotuinen ylläpito, tavanomaisesta poikkeavien raporttien laatiminen sekä tietokannan rakenteen muuttaminen edellyttävät kohtalaista atk-kokemusta.
Ohjelma toimitetaan toimivana kokonaisuutena, jonka ominaisuuksien muuttaminen on hyvin vähätöistä, mutta vaatii perehtymistä ohjelman toimintatapaan ja huolellisuutta. Toteutusperiaatteena on, että itse ohjelma määrää tietokantojen rakenteesta mahdollisimman vähän määrittelyjen ollessa erillisessä konfigurointitiedostossa, jota käyttäjä voi itse muokata.
Erityyppiset tiedot on tallennettu eri tiedostoihin. Täten useat eri henkilöt voivat yhtäaikaisesti ylläpitää tietokantaa, kukin omalta osaltaan (esim. sihteeri jäsenrekisterin perustietoja, rahastonhoitaja jäsenmaksurekisteriä, sekä joku kolmas henkilö tietoja valmentaja- ja ratamestarikoulutuksesta ja toiminnasta.)
Henkilötietoihin sisältyy jäsennumero (jonka ohjelma antaa, jos sellaista ei ennen ole), suku- ja etunimi sekä miltei rajoituksetta valitut muut henkilökohtaiset tiedot kuten syntymäaika tai henkilötunnus, lisenssi, jaoksien jäsenyydet, työpuhelin, ammatti jne.
Osoitetiedot tarvitsee antaa vain kerran perhettä kohti.
Ohjelmalla voi kirjoittaa erilaisia jäsenluetteloita ja osoitetarroja sekä matriisikirjoittimella että joillain lasereilla. Levytiedoston välityksellä voidaan tulostus siirtää esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmaan lisämuotoilua tai vaativampaa tulostusta varten.
Kirjoittamisjärjestys sekä niiden jäsenten valinta, jotka sisällytetään luetteloon tai tarroihin voidaan tehdä hyvin joustavasti. Valintaperuste voi olla esimerkiksi jaosto, jäsenmaksun maksaminen, ikä tai postinumero.
Osoitetarrat voidaan kirjoittaa automaattisesti perheittäin ja postinumerojärjestyksessä, mikä helpottaa tiettyjen postin alennushintojen käyttöä.
Eri ryhmiin kuuluvien jäsenten määrä sekä esimerkiksi maksettujen jäsenmaksujen summa voidaan laskea.
Ohjelmalla voi kirjoittaa myös lyhyitä henkilötietoja sisältäviä kaavakkeita (esim. jäsenmaksulomakkeen tai jäsentietojen tarkistuskyselyn) kaikille tai valitulle osalle jäsenistä. Jäsenmaksulomakkeen voi kirjoittaa myös viitepankkisiirtona.
Tiedot voidaan siirtää tietokantaan tekstitiedostosta, jossa kunkin jäsenen tiedot ovat omalla rivillään. Täten saadaan tiedot siirrettyä useimmista muista atk-rekistereistä.
Ohjelma on nyt saatavissa käyttöön ilmaiseksi, mutta ohjelmaa maksutta käyttäville en voi antaa mitään tukea. Tuen saaminen maksuttomasti hankittuun ohjelmaan on mahdollista vain vuosisopimuksen pohjalta. Asiasta voi kysyä tarkemmin sähköpostilla osoitteesta pekka.pirila@hut.fi.
Seurakanta-ohjelmisto ohjeineen ja esimerkkitiedostoineen(19.6.2000)