Seuraavassa esitetään suositukset tiedostomuodoille käytettäviksi henkilökohtaisten kilpailujen ilmoittautumisten ja viestien juoksujärjestyksen ilmoittamiseen. Tiedot voidaan sisällyttää suoraan sähköpostiviestin osaksi tai sen liitteeksi. Jos järjestäjä pystyy ottamaan vastaan tiedostoja muulla tavoin voidaan näitäkin ratkaisuja luonnollisesti käyttää.

Yleisinä suosituksina esitetään, että järjestäjät varautuvat käsittelemään kolmella eri tavalla käsitellyt 'ääkköset'. Nämä käytännöt ovat DOS-tekstitiedostoissa käytetty PC-8 -merkistö, mm. Window-sovelluksissa käytetty ISO Latin-1 -merkistö sekä 7-bittisen Ascii-merkistön skandinaavinen versio. Kentät kirjoitetaan peräkkäin pilkuilla erotettuina ilman ylimääräisiä välilyönteja. Rivit lopetetaan rivinsiirtomerkkiin (ascii-arvo 10), jonka edellä sallitaan, mutta ei vaadita rivinpalautusmerkki (ascii-arvo 13).

Edelleen suositellaan, että järjestäjät vahvistavat ilmoittautumisten vastaanoton vastaamalla saapuneisiin ilmoittautumissanomiin heti, kun ovat varmistaneet tiedonsiirron onnistumisen.

Jos ilmoittautumiset lähetetään sähköpostiviestin liitteenä, suositellaan ilmoittamaan itse sähköpostiviestissä ilmoittautuvaa seuraa ja sen yhteyshenkilöä koskevat tiedot sekä maksettavien osanottomaksujen summa. Jos myös ilmoittautumiset sisältyvät itse viestiin, erotetaan ne muusta tekstistä alla kuvatulla tavalla.

Henkilökohtaiset kilpailut

Ilmoittautumiset lähetetään tiedostona, joka sisältää joko vain varsinaiset ilmoittautumistiedot tai niiden lisäksi edeltävää ja mahdollisesti jäljessä tulevaa tekstiä. Jälkimmäisessä tapauksessa tunnistetaan ilmoittautumistietojen alku edeltävästä rivistä, jonka on alettava merkillä '=' ja jolla on oltava teksti 'ILMOIT'. Seuraava rivi, joka alkaa merkillä '=' ilmaisee, että ilmoittautumistiedot päättyvät.

Kukin ilmoittautuminen ilmoitetaan rivillä, joka on muotoa

eli tiedot esitetään pilkulla erotettuina järjestyksessä sarja, kilpailijanumero (eli lisenssinumero), nimi (järjestyksessä sukunimi etunimi), seuralyhenne, Emit-koodi, syntymävuosi, maakoodi, kilpailupäivät, maksu.

Puuttuvat numerotiedot (kilpailijanumero, Emit-koodi, syntymävuosi) korvataan luvulla 0. Kenttä 'kilpailupäivät' on merkityksellinen vain kaksi- ja useampipäiväisissä kilpailuissa, joissa siinä luetellaan päivät, joille ilmoittaudutaan. Esimerkin '12' tarkoittaa osanottoa kahdelle ensimmäiselle kilpailupäivälle. Arvo '0' tarkoittaa kaikkia kilpailupäiviä.

Jos maksu ei ole tasaeuroja erotetaan sentit pisteellä, koska pilkku on kenttäerotin.

Seuran Suunta-Rasti ilmoittautumistiedot voidaan lähettää esimerkiksi seuraavan kaltaisena sähköpostisanomana:

Asia: Kevätrasti-ilmoittautumiset, SuRa
Ilmoittautumiset Etelä-Suomen Rastin kevätrasteille 4-5.4.2002
Seura: Suunta-Rasti (SuRa), viitenumero 9999
Ilmoittaja: Ismo Ilmoittaja, Kotikatu 13, 00100 Helsinki, puh. (09)999999
Maksut yhteensä: 22.50 e
== ILMOITTAUTUMISET ========
H21A,12345,Suunnistaja Seppo,SuRa,45678,1975,FIN,12,14
D16,23456,Suunnistaja Sirpa,SuRa,0,1982,FIN,1,8.50
== LOPPU ====

Edellä kuvattu tietuerakenne poikkeaa aiemmasta siten, että mukana on maakoodi. Ohjelmalle Ilmoitt32 on sen kysyessä kerrottava, että maakoodi on mukana.

Viestikilpailujen osalta määritellään tiedostomuoto juoksujärjestysten ilmoittamiselle. Ilmoittautumiset ilman juoksujärjestyksiä sisältävän siksi vähän tietoa, että tietojen lukeminen tiedostosta voi olla työläämpää kuin syöttö näppäimistöltä. Samaa tiedostomuotoa voidaan käyttää myös ilmoitettaessa samalla sekä joukkue että sen juoksujärjestys.

Tiedostojen otsikointi ja ylimääräisten rivien käsittely tapahtuu samalla tavoin kuin henkilökohtaisessa kilpailussa ml. '=' -alkuisten rivien käyttö tietoalueen rajaamiseen. Kunkin joukkueen tiedot esitetään seuraavasti:

Sarja,Rintanro,Seura,Joukkuenro
1. osuuden nimi,E-koodi
2. osuuden nimi,E-koodi
..
..
Viim. osuuden nimi,E-koodi

Ellei joukkueen rintanumeroa tiedetä, merkitään numeroksi 0. Jos seurasta on vain yksi joukkue, saa joukkuenro olla joko 0 tai 1.

Osuuksien osanottajien nimet ilmoitetaan järjestyksessä 'Etunimi Sukunimi'. Kuten henkilökohtaisen kilpailun ilmoittautumisissa, sallitaan 'ääkkösille' kolme eri koodaustapaa. Mahdollinen Emit-koodi ilmoitetaan pilkulla erotettuna nimen jälkeen. Jos koodi puuttuu ei pilkkuakaan tarvita.

Esimerkiksi seuran Suunta-Rasti kakkosjoukkueen juoksujärjestys voidaan ilmoittaa seuraavasti, kun rintanumero ei ole tiedossa ja kahdella juoksijalla on oma Emit-kortti:

= ILMOIT
VENLAT,0,Suunta-Rasti,2
Aili Aloittaja,45533
Jaana Jatkaja
Kaija Kolmonen
Anni Ankkuri,45688
= LOPPU